Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен
Фискальный накопитель (ФН) ― это специальный модуль памяти, в который записываются все операции, совершаемые через онлайн-кассу. Данные внутри устройства шифруются, а их расшифровка происходит только на сервере оператора фискальных данных (ОФД). Благодаря этому исключается риск изменения или удаления информации.
Кроме хранения чеков, ФН формирует фискальный признак ― уникальный цифровой код, подтверждающий подлинность кассового документа. Даже при отсутствии связи с ОФД накопитель продолжает записывать данные. Однако если передача сведений невозможна более 30 дней, устройство автоматически блокируется, и без замены ФН продолжить работу не получится.
Виды фискальных накопителей
Перед тем как менять устройство, важно знать, какой тип ФН установлен в кассе. На рынке представлены модули со сроком действия 15 и 36 месяцев.
-
ФН на 15 месяцев ― используется организациями на ОСНО, компаниями, реализующими подакцизные товары (алкоголь, табак), а также при сезонной работе или автономной торговле.
-
ФН на 36 месяцев ― подходит для ИП и ООО на упрощённых системах налогообложения (УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН), а также для бизнеса, оказывающего услуги населению.
Таймер эксплуатации запускается в момент активации устройства. Его нельзя «поставить на паузу», даже если касса не используется. Неверный выбор ФН или ошибки при установке могут привести к штрафам (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).
Когда требуется замена ФН
Замена фискального накопителя в онлайн-кассе может понадобиться в нескольких случаях:
1. Истечение срока службы
Через 15 или 36 месяцев работы ФН блокируется автоматически, независимо от количества пробитых чеков. Более того, устройство имеет ограничение по памяти ― около 230–250 тыс. операций. При активной торговле (сотни чеков в день) накопитель может заполниться раньше установленного срока.
2. Техническая неисправность
Хотя сбои встречаются редко, иногда ФН выходит из строя. Причиной может быть ошибка кассира ― например, пробитие чека с неверной датой из-за сбоя встроенных часов. В этом случае корректировка невозможна, и устройство нужно менять.
3. Перерегистрация кассы
Если касса передаётся другому юридическому лицу (с другим ИНН), замена ФН обязательна. Если же меняется только адрес, название компании или система налогообложения ― достаточно перерегистрации без покупки нового устройства.
Порядок замены фискального накопителя
Процедура состоит из нескольких шагов:
-
Подготовка и покупка нового ФН. Выбирается модуль на 15 или 36 месяцев в зависимости от системы налогообложения и вида деятельности. Лучше приобретать устройство у аккредитованного центра технического обслуживания (ЦТО).
-
Закрытие архива старого накопителя. Перед заменой касса выгружает все данные.
-
Физическая установка нового модуля. В зависимости от модели кассового аппарата операция занимает 20–40 минут.
-
Регистрация в ИФНС. Новый ФН необходимо зарегистрировать через сайт налоговой, используя электронную подпись руководителя.
Сроки хранения документов и старого ФН
После замены фискального накопителя старое устройство необходимо хранить не менее 5 лет. Также предпринимателю нужно сохранить паспорт нового ФН на весь срок эксплуатации ― это условие для обращения по гарантии.
Итоги
Замена фискального накопителя ― обязательная процедура для любого бизнеса, использующего онлайн-кассы. Она требуется по истечении срока службы, при поломке или смене владельца кассы. Чтобы избежать штрафов и простоев, предпринимателю важно заранее приобрести новый ФН и правильно зарегистрировать его в налоговой. ГК "Витма-Сервис" всегда готова проконсультировать вас по этим вопросам и в случае необходимости сделать замену фискальнного накопителя и подключить ОФД.
