С 1 сентября 2026 года в России начинается обязательный переход на электронные перевозочные документы. Изменения затронут грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) станет основным форматом оформления автомобильных грузоперевозок. Одновременно в электронный вид переводятся и другие документы: заказы и заявки на перевозку, железнодорожные и авиационные накладные, а также отдельные экспедиторские документы.
Разбираемся, что такое ЭТрН, кто обязан ее оформлять, как работает ГИС ЭПД, какие документы понадобятся бизнесу и что необходимо сделать до 1 сентября 2026 года.
Что такое ЭТрН и зачем она нужна
Электронная транспортная накладная — это цифровой аналог обычной транспортной накладной. Она содержит сведения о перевозке, грузе, отправителе, получателе, перевозчике, транспортном средстве и других условиях доставки.
Главное отличие от бумажного документа заключается не только в отсутствии бумажного бланка. Электронная транспортная накладная формируется в установленном формате, подписывается электронными подписями участников перевозки и передается через информационные системы электронных перевозочных документов.
Данные о перевозке поступают в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Благодаря этому государственные органы и участники перевозочного процесса получают возможность работать с информацией в цифровом формате.
ГИС ЭПД используется в России уже несколько лет. Добровольный режим работы системы действует с 1 сентября 2022 года. За это время бизнес успел протестировать электронный документооборот, а инфраструктура системы была существенно расширена. По данным Минтранса, к середине 2026 года через ГИС ЭПД уже прошло более 41 млн электронных документов.
Что изменится с 1 сентября 2026 года
До сентября 2026 года использование электронных перевозочных документов во многих ситуациях оставалось добровольным. С 1 сентября 2026 года электронный формат становится обязательным для участников перевозочного процесса в случаях, на которые распространяются новые требования законодательства.
Основанием для перехода является Федеральный закон № 140-ФЗ, который предусматривает обязательное оформление ряда перевозочных документов в электронной форме.
Для автомобильных перевозок в электронном виде должны оформляться:
- электронная транспортная накладная (ЭТрН);
- электронный заказ на перевозку;
- электронная заявка на перевозку;
- другие предусмотренные законодательством электронные документы.
Изменения не ограничиваются автомобильным транспортом. С 1 сентября 2026 года электронный формат также применяется для:
- транспортных железнодорожных накладных;
- грузовых накладных при воздушных перевозках;
- экспедиторских документов;
- других документов, включенных в систему электронного перевозочного документооборота.
Таким образом, переход затрагивает практически всю цепочку взаимодействия между отправителем груза, перевозчиком, получателем и экспедитором.
Можно ли будет использовать бумажную накладную?
Полного запрета на бумажные документы во всех возможных ситуациях нет.
Законодательством предусмотрены случаи, когда бумажный документ по-прежнему допускается. Перечень таких ситуаций определяется нормативными актами Минтранса. Например, отдельные исключения связаны с отсутствием технической возможности использовать электронный формат, перевозками для личных нужд граждан и некоторыми специальными категориями перевозок.
Поэтому компаниям не стоит исходить из простого правила «с 1 сентября бумажные накладные полностью отменяются». Правильнее определить, попадают ли конкретные перевозки организации под обязательный электронный формат.
Какие преимущества дает электронная транспортная накладная
Переход на ЭТрН требует от компании подготовки программного обеспечения и процессов, однако после внедрения электронный документооборот способен заметно упростить работу.
Быстрее оформляются перевозки
Документ не нужно распечатывать, передавать между офисом, складом и водителем и возвращать обратно после доставки. Участники получают информацию через электронную систему.
Снижается количество ошибок
При интеграции ЭТрН с учетной системой данные можно использовать повторно. Это уменьшает объем ручного ввода информации о товарах, перевозчике, автомобиле и участниках сделки.
Упрощается работа бухгалтерии
Электронные документы можно автоматически передавать в учетные программы. Это сокращает время на обработку первичной документации и поиск нужных документов.
Проще контролировать доставку
Участники перевозки получают доступ к актуальной информации о состоянии документа. Электронный формат также позволяет фиксировать отдельные события во время перевозки.
Не требуется хранить бумажные архивы
Оригиналы электронных документов хранятся в информационных системах в установленном порядке. Сотруднику не приходится искать нужную накладную среди большого количества бумажных документов.
Как работает ЭТрН
Электронная транспортная накладная не является просто PDF-файлом вместо бумажной накладной.
Документ формируется в установленном электронном формате и состоит из отдельных информационных частей — титулов. Каждый участник перевозки добавляет сведения на соответствующем этапе и подписывает свою часть документа.
Упрощенно схема выглядит следующим образом:
- Грузоотправитель формирует транспортную накладную и передает ее оператору информационной системы электронных перевозочных документов.
- Информация направляется в ГИС ЭПД.
- Перевозчик получает данные о предстоящей перевозке и подтверждает прием груза.
- При необходимости водитель использует мобильное устройство для работы с документом.
- Грузополучатель после доставки подтверждает получение груза.
- Участники подписывают необходимые разделы электронной подписью.
- После завершения всех предусмотренных операций электронный документооборот по перевозке закрывается.
Конкретная последовательность действий зависит от вида перевозки, используемой информационной системы и роли участника.
ГИС ЭПД получает сведения от операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Для работы с системой бизнесу необходимо использовать соответствующее программное или интеграционное решение.
Из чего состоит электронная транспортная накладная
ЭТрН содержит сведения, необходимые для подтверждения и сопровождения перевозки.
В документе могут указываться:
- данные грузоотправителя и грузополучателя;
- сведения о перевозчике;
- информация о договоре перевозки;
- данные о грузе;
- характеристики транспортного средства;
- сведения о водителе;
- место погрузки;
- место доставки;
- время выполнения отдельных операций;
- сведения о состоянии груза;
- информация о сопроводительных документах;
- стоимость перевозки;
- сведения об изменении маршрута, водителя или автомобиля.
Структура документа предусматривает несколько титулов, которые заполняются разными участниками перевозки.
Например, при погрузке свою часть документа формирует грузоотправитель, после чего перевозчик подтверждает прием груза. При выгрузке грузополучатель фиксирует получение, а перевозчик подтверждает передачу груза.
Также предусмотрены дополнительные титулы для отдельных ситуаций — например, при изменении получателя, замене транспортного средства или водителя.
Форматы ЭТрН устанавливаются ФНС России, а обмен электронными документами осуществляется через информационные системы операторов ЭПД.
Кто обязан использовать ЭТрН в 2026 году
Переход на электронные перевозочные документы касается основных участников грузоперевозки:
- грузоотправителей;
- грузополучателей;
- перевозчиков;
- экспедиторов;
- организаций и предпринимателей, участвующих в соответствующих перевозочных операциях.
При этом обязанность возникает не просто из-за наличия у компании автомобиля или склада. Важно учитывать характер конкретной перевозки, наличие договора перевозки и установленные законодательством исключения.
Например, если организация перевозит собственный товар собственным транспортом для собственных нужд и не заключает договор перевозки со сторонним перевозчиком, транспортная накладная может не требоваться.
Минтранс отдельно разъясняет, что при перевозке груза для собственных нужд собственными транспортными средствами оформление транспортной накладной не требуется.
Поэтому перед подключением ЭТрН необходимо проанализировать реальные схемы доставки, которые используются в компании.
Когда ЭТрН может не понадобиться
Сам по себе переход на электронный документооборот не отменяет общие правила оформления транспортных накладных.
Если перевозка осуществляется без договора перевозки, электронная транспортная накладная также может не требоваться.
Доставка собственным транспортом
Например, организация продает товар покупателю и доставляет его своим автомобилем. Если доставка осуществляется в рамках собственных хозяйственных операций и отсутствует отдельный договор перевозки, обязанность оформлять транспортную накладную может отсутствовать.
Самовывоз
Другой пример — покупатель самостоятельно забирает товар со склада продавца собственным транспортом.
Перемещение между подразделениями
Если компания перевозит собственные товары между своими подразделениями на собственном транспорте, это также не всегда означает необходимость оформления ЭТрН.
При этом отсутствие ЭТрН не означает отсутствие документов вообще. Для бухгалтерского и налогового учета компании необходимо иметь документы, подтверждающие соответствующие хозяйственные операции и расходы.
Кроме того, перечисленные ситуации нужно оценивать с учетом конкретных обстоятельств и действующих исключений.
ЭТрН и алкогольная продукция
Для компаний, работающих с алкогольной и спиртосодержащей продукцией, переход на электронный документооборот имеет дополнительные особенности.
В этой сфере электронные документы связаны не только с перевозкой, но и с государственными системами учета оборота продукции.
Для отдельных категорий маркируемой алкогольной продукции электронный УПД передается в систему «Честный знак». При перевозке необходимо учитывать одновременно требования к маркировке, учету продукции и электронным перевозочным документам.
С 1 сентября 2026 года при перевозке соответствующей продукции автомобильным транспортом необходимо учитывать требования к совместному использованию электронных документов перевозки и документов, подтверждающих оборот продукции.
Поэтому организациям, которые работают с алкоголем, необходимо заранее проверить интеграцию учетной системы с используемыми государственными информационными системами и сервисом ЭПД.
Что нужно для перехода на ЭТрН
Чтобы начать работать с электронными транспортными накладными, компании необходимо подготовить не только сотрудников, но и техническую инфраструктуру.
1. Электронная подпись
Сотрудникам, которые подписывают документы от имени организации, потребуется соответствующая электронная подпись.
Для подписания документов сотрудником также необходимо корректно оформить его полномочия, в том числе использовать машиночитаемую доверенность, когда она требуется.
Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают квалифицированную электронную подпись в установленном законодательством порядке.
2. Оператор информационной системы ЭПД
Для обмена электронными перевозочными документами используется оператор информационной системы электронных перевозочных документов.
Оператор обеспечивает передачу данных между участниками и ГИС ЭПД.
Минтранс ведет перечень операторов, соответствующих установленным требованиям. На середину 2026 года к взаимодействию с ГИС ЭПД подключены несколько аккредитованных операторов.
3. Программа для работы с ЭТрН
Компания может использовать веб-сервис оператора или интегрировать электронный документооборот непосредственно с учетной системой.
Для бизнеса, который работает в 1С, особенно удобно использовать интеграцию с учетной программой. Это позволяет формировать документы непосредственно из рабочего места сотрудника, а не переносить данные вручную между несколькими сервисами.
4. Мобильное устройство для водителя
Если водитель участвует в электронном документообороте непосредственно во время перевозки, ему понадобится смартфон или планшет с доступом в интернет и возможностью работы с соответствующим сервисом.
5. Обучение сотрудников
Нужно заранее определить, кто в компании:
- создает ЭТрН;
- проверяет данные;
- подписывает документы;
- передает их перевозчику;
- контролирует выгрузку;
- закрывает перевозку;
- исправляет ошибки.
Без распределения ответственности даже технически настроенная система может работать неэффективно.
Как подготовиться к обязательному переходу на ЭТрН
Не стоит откладывать настройку электронного документооборота до сентября.
Оптимальный порядок подготовки выглядит следующим образом.
Шаг 1. Проанализировать перевозки.
Определите, какие поставки осуществляются собственным транспортом, какие — сторонними перевозчиками, где используется экспедитор и какие документы оформляются сейчас.
Шаг 2. Проверить учетную систему.
Уточните, поддерживает ли используемая программа работу с ЭТрН и необходимыми электронными перевозочными документами.
Шаг 3. Выбрать оператора ЭПД.
Сравните доступные сервисы, стоимость, возможности интеграции с 1С, работу через веб-интерфейс и мобильные приложения.
Шаг 4. Подготовить электронные подписи.
Проверьте сертификаты сотрудников, которые будут подписывать документы, и полномочия пользователей.
Шаг 5. Настроить интеграцию.
Если компания использует 1С, имеет смысл настроить обмен непосредственно с учетной системой. Это позволяет сократить ручной ввод и снизить риск ошибок.
Шаг 6. Провести тестовые перевозки.
До начала обязательного применения желательно провести несколько реальных или тестовых операций: создать ЭТрН, подписать ее, передать перевозчику, провести приемку и закрыть документ.
Шаг 7. Обучить сотрудников.
Водители, кладовщики, логисты и бухгалтеры должны понимать, какие действия выполняются на каждом этапе перевозки.
ЭТрН в 1С: что важно учесть
Для организаций, использующих 1С:Розницу, 1С:УНФ, 1С:Управление торговлей или другие решения 1С, переход на ЭТрН желательно рассматривать как часть общей автоматизации документооборота.
В идеальном сценарии информация о продаже и отгрузке товара формируется в учетной программе, после чего данные используются для создания электронного перевозочного документа.
Это позволяет уменьшить количество операций:
Продажа → отгрузка → создание ЭТрН → передача перевозчику → доставка → приемка → закрытие перевозки.
Чем больше процессов выполняется автоматически, тем меньше вероятность ошибки при ручном переносе реквизитов.
Перед внедрением необходимо проверить версию конфигурации 1С, используемые внешние обработки и расширения, поддержку нужных форматов ЭПД и совместимость с выбранным оператором.
Что будет после 1 сентября 2026 года
С 1 сентября электронный перевозочный документ становится базовым способом оформления соответствующих перевозок. Бумажный вариант сохраняется только для предусмотренных законодательством исключений.
Минтранс также предусмотрел переходный период. До 1 марта 2027 года при выявлении бумажного документа вместо электронного перевозочного документа инспекторы должны ограничиваться устным предупреждением в предусмотренных случаях. При этом это не означает, что бизнес может отложить подготовку: сама обязанность перейти на электронный формат начинает действовать с 1 сентября 2026 года.
Кроме того, Минтранс продолжает уточнять отдельные сценарии применения ЭПД и перечень исключений. Поэтому компаниям важно следить за актуальными нормативными документами и обновлениями используемого программного обеспечения.
Главное о переходе на ЭТрН в 2026 году
Электронная транспортная накладная в 2026 году становится важной частью обязательного электронного документооборота в сфере грузоперевозок.
С 1 сентября 2026 года участникам перевозок необходимо быть готовыми к работе с ЭТрН и другими электронными перевозочными документами через ГИС ЭПД.
Для перехода бизнесу потребуется:
- определить, какие перевозки подпадают под обязательные требования;
- выбрать оператора информационной системы ЭПД;
- получить и проверить электронные подписи;
- настроить программу для работы с ЭТрН;
- при необходимости интегрировать ЭПД с 1С;
- обеспечить водителей и сотрудников необходимыми устройствами;
- протестировать электронный обмен;
- обучить сотрудников работе с новыми документами.
Чем раньше компания начнет подготовку, тем меньше риск столкнуться с проблемами при оформлении первой обязательной электронной перевозки.
